Personvernerklæring

1. Innledning

BITS Ingeniør & Arkitekt ("vi", "oss", "selskapet") er opptatt av å beskytte personvernet ditt og behandle dine personopplysninger på en trygg, ansvarlig og transparent måte.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og deler personopplysninger når du besøker nettsiden vår, kommuniserer med oss eller benytter deg av våre tjenester innen prosjektering, byggteknikk, rådgivning og arkitektur.

Vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende norsk lovgivning, herunder personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

Vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende norsk lovgivning, herunder personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

2. Behandlingsansvarlig

BITS Ingeniør & Arkitekt er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn og behandles gjennom våre tjenester og nettside.

Kontaktinformasjon:

• Firma: BITS Ingeniør & Arkitekt
• Organisasjonsnummer: [org.nr.]
• Adresse: [adresse]
• E-post: [kontakt@bits.no]
• Telefon: [telefonnummer]

3. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Vi behandler ulike kategorier personopplysninger avhengig av din relasjon til oss:

• Kontaktinformasjon: Navn, e-postadresse, telefonnummer, postadresse og eventuell firmatilknytning.
• Kundeinformasjon: Opplysninger knyttet til prosjekter, avtaler, kontrakter, tegninger, fakturering og betalingshistorikk.
• Kommunikasjonsdata: Innhold fra e-poster, meldinger, møtereferat og annen korrespondanse mellom deg og oss.
• Tekniske data: IP-adresse, nettlesertype, operativsystem, besøksstatistikk og informasjon fra informasjonskapsler når du bruker nettsiden vår.
• Jobbsøkere: CV, søknad, vitnemål, attester, referanser og andre opplysninger du oppgir i forbindelse med en jobbsøknad.

Vi samler vanligvis inn opplysningene direkte fra deg. I noen tilfeller kan vi motta opplysninger fra tredjeparter, som samarbeidspartnere, offentlige registre eller rekrutteringstjenester.

4. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• Tjenesteleveranse: Gjennomføring av prosjektering, arkitekttjenester, rådgivning og oppfølging av byggeprosjekter.
• Kundeadministrasjon: Oppfølging av avtaler, fakturering, regnskap og kundeservice.
• Kommunikasjon: Besvarelse av henvendelser via kontaktskjema, e-post eller telefon.
• Markedsføring: Utsendelse av nyhetsbrev og relevant informasjon til eksisterende kunder eller personer som har samtykket til dette.
• Rekruttering: Behandling av jobbsøknader og vurdering av kandidater.
• Statistikk og forbedring: Analyse av bruken av nettsiden for å forbedre tjenestene våre.
• Lovpålagte forpliktelser: Oppfyllelse av krav i bokførings-, skatte- og annen lovgivning.

5. Rettslig grunnlag

All behandling av personopplysninger skjer med et gyldig rettslig grunnlag i henhold til GDPR artikkel 6:

• Avtale (art. 6(1)(b)): Når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før avtaleinngåelse.
• Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c)): Når vi er pålagt ved lov å behandle opplysningene, eksempelvis ved bokføring og rapportering til offentlige myndigheter.
• Berettiget interesse (art. 6(1)(f)): Når vi har en berettiget interesse i behandlingen, som kundepleie, markedsføring til eksisterende kunder eller sikring av drift.
• Samtykke (art. 6(1)(a)): Når du har samtykket til behandlingen, eksempelvis til markedsføring eller bruk av ikke-nødvendige informasjonskapsler.

6. Deling av personopplysninger

Vi deler personopplysninger med tredjeparter kun når det er nødvendig:

• Databehandlere: Vi benytter leverandører til drift av IT-systemer, skylagring, e-post, regnskap, CRM-verktøy og prosjekteringsplattformer. Disse behandler opplysninger på våre vegne og er underlagt databehandleravtaler.
• Samarbeidspartnere: I større prosjekter kan vi dele informasjon med andre rådgivere, entreprenører, byggherrer eller underleverandører dersom det er nødvendig for prosjektgjennomføringen.
• Offentlige myndigheter: Ved lovpålagte krav, for eksempel til skatteetaten, bygningsmyndigheter eller tilsynsorganer.

Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter.

Noen av våre leverandører kan være lokalisert utenfor EU/EØS. I slike tilfeller sikrer vi at overføringen skjer i samsvar med GDPRs krav, for eksempel gjennom EUs standardkontraktklausuler eller andre godkjente overføringsmekanismer.

7. Informasjonskapsler (cookies)

Nettsiden vår bruker informasjonskapsler for å sikre funksjonalitet, analysere trafikk og forbedre brukeropplevelsen. Du kan selv administrere bruk av informasjonskapsler via innstillingene i nettleseren din eller via samtykkebanneret på nettsiden. For mer informasjon, se vår egen cookies-erklæring.

8. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålet eller for å oppfylle lovpålagte krav:

• Kundeopplysninger lagres i hele kundeforholdets varighet og deretter i inntil 5 år etter siste transaksjon, i samsvar med bokføringsloven.
• Prosjektdokumentasjon kan lagres i inntil 10 år i henhold til plan- og bygningsloven og kravet om dokumentasjon av ansvarsrett.
• Jobbsøkerdata slettes normalt seks måneder etter avsluttet rekrutteringsprosess, med mindre du har samtykket til lengre lagring.
• Henvendelser via kontaktskjema slettes når henvendelsen er ferdigbehandlet, normalt innen 12 måneder.
• Tekniske data fra nettsiden lagres i opptil 24 måneder.

9. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter personvernregelverket:

• Innsyn: Rett til å få vite hvilke opplysninger vi behandler om deg.
• Retting: Rett til å få rettet uriktige eller ufullstendige opplysninger.
• Sletting: Rett til å få slettet personopplysninger («retten til å bli glemt»).
• Begrensning: Rett til å kreve at behandlingen begrenses i visse tilfeller.
• Dataportabilitet: Rett til å få utlevert opplysningene i et strukturert, maskinlesbart format.
• Innsigelse: Rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
• Tilbaketrekking av samtykke: Dersom behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake.

Henvendelser om dine rettigheter kan sendes til oss på e-post. Vi svarer normalt innen 30 dager.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at vår behandling er i strid med regelverket. Besøk www.datatilsynet.no for mer informasjon om hvordan du kan klage.

10. Sikkerhet

Vi tar personvernet ditt på alvor og har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine opplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap eller spredning. Dette inkluderer blant annet kryptering av data, tilgangskontroll, tofaktorautentisering, jevnlig sikkerhetskopiering, oppdaterte systemer og opplæring av våre ansatte i personvern og informasjonssikkerhet.

Ved eventuelle avvik eller sikkerhetsbrudd som kan medføre risiko for dine rettigheter og friheter, vil vi varsle både Datatilsynet og berørte personer i henhold til gjeldende regler.

11. Endringer i personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen kan bli oppdatert ved behov, for eksempel ved endringer i lovverket, i våre tjenester eller i våre rutiner. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi informere deg særskilt, for eksempel via e-post eller en tydelig melding på nettsiden.

12. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi behandler dine personopplysninger, ta gjerne kontakt:

BITS Ingeniør & Arkitekt

• E-post: erlend@bits.no
• Telefon: 911 97 904
• Adresse: Solkilen 6, 3118 Tønsberg
• Organisasjonsnummer: 913 079 205

Vi setter pris på din tillit og jobber kontinuerlig for å ivareta ditt personvern på best mulig måte.